Coopérative Solidarité - L'art de Cultiver l'agroécologie

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Centre paysan, coopérative de solidarité

 

Règlement numéro 1 : Règlement de régie interne

 

 

DÉFINITIONS

 

Dans le présent règlement, les expressions suivantes désignent:

 

La coopérative : Centre paysan, coopérative de solidarité

La Loi : La Loi sur les coopératives (L.R.Q. chapitre C-67.2)

Le conseil : Le conseil d'administration de la coopérative.

Le Règlement : Le règlement de régie interne de la coopérative.

Le membre utilisateur : Une personne ou une société qui a la capacité effective d’utiliser les services offerts par la coopérative.

Le membre de soutien : Une personne ou société qui a un intérêt économique, culturel ou social dans l’atteinte de l’objet de la coopérative.

 

 

OBJET

  

Exploiter une entreprise en vue de fournir des biens et des services d’utilité personnelle et professionnelle à ses membres utilisateurs dans le domaine de l’agriculture et des savoirs faire paysans tout en regroupant des personnes ou sociétés ayant un intérêt économique, social ou culturel dans l'atteinte du présent objet

 

LES VALEURS

 

La coopérative s’engage à respecter les valeurs et les principes coopératifs tels qu’énoncés par l’Alliance coopérative internationale (ACI) :

 

  1. Adhésion volontaire et ouverte à tous;

  2. Pouvoir démocratique exercé par les membres;

  3. Participation économique des membres;

  4. Autonomie et indépendance de la coopérative;

  5. Éducation, formation et information;

  6. Coopération entre les coopératives;

  7. Engagement envers la communauté.

 

CAPITAL SOCIAL

(Référence: articles 37 à 49.4 et 226.4 de la Loi)

 

Parts de qualification

 

Pour devenir membre, toute personne doit souscrire le nombre de parts de qualification correspondant à la catégorie de membre à laquelle il appartient, et ce une seule fois dans sa vie, soit :

(N.B.: Ces parts peuvent être totalement souscrites en parts sociales de dix dollars (10,00 $) chacune ou être souscrites à raison d’une (1) part sociale de dix dollars et le solde en parts privilégiées d’un dollar (1,00 $) chacune.).

 

Les ménages familiaux peuvent devenir membres pour 80$ (8 parts de qualification),    soit 2 personnes, et leurs enfants obtiennent alors gratuitement le statut de membre jusqu'à leur majorité,             soit 18 ans, date à laquelle ceux-ci devront payer leur cotisation   individuelle afin de rester membre.

 

Les sociétés, organismes ou entreprises doivent souscrire 8 parts de qualification pour devenir membre de la coopérative. Cette close a été voté le 9 avril 2017 et n'est pas rétroactive. Si un organisme fait des partenariats d'affaires avec la coopérative (prêt de salle, services offerts, don de temps), son adhésion est gratuite.

 

Modalités de paiement

 

  • Les parts de qualification sont payables comptant au moment de l'admission comme membre quelle que soit sa catégorie;

 

 

Transfert des parts

 

Les parts ne sont pas transférables.

 

 

 

Remboursement des parts sociales

 

Sous réserve des restrictions prévues à l'article 38 de la Loi, le remboursement des parts sociales est fait selon les priorités suivantes:

 

  1. décès du membre;

  2. démission;

  3. exclusion;

  4. remboursement des parts autres que les parts de qualification.

 

Le remboursement sera fait selon l'ordre chronologique des demandes à l'intérieur de chaque priorité ci-dessus mentionnée.

 

Parts privilégiées

 

Le conseil est autorisé à émettre des parts privilégiées.

 

Rachat ou remboursement des parts privilégiées

Sous réserve des restrictions prévues à l’article 38 de la Loi, les parts privilégiées sont rachetables ou remboursables selon les conditions prévues par le conseil conformément à l’article 46 de la Loi.

 

Cotisation annuelle

Le conseil d’administration peut, par résolution fixer le montant des cotisations annuelles à être versées à la coopérative par les membres pour bénéficier des services ainsi que le moment de leur exigibilité.

 

LES MEMBRES

(Référence: articles 51 à 60.2 et 226.1 de la Loi)

 

Conditions d'admission comme membre

 

Pour devenir membre de la coopérative, une personne ou une société doit:

 

  1. Souscrire le nombre minimum de parts tel que stipulé à l'article 3.1 du règlement et les payer conformément à l'article 3.2;

 

  1. Se conformer aux dispositions de l'article 51 de la Loi; excluant le paragraphe 1° de cet article pour les membres de soutien.

 

  1. S’engager à respecter les politiques et règlements de la coopérative;

 

  1. Être admis par le conseil sauf dans le cas d’un fondateur.

 

 

Suspension du droit de vote

Le conseil est autorisé à suspendre le droit de vote d’un membre utilisateur à une assemblée si, pendant les deux exercices financiers précédents cette assemblée; il n’a pas fait affaire avec la coopérative.

 

ASSEMBLÉE DES MEMBRES

(Référence: articles 63 à 79 de la Loi)

 

Assemblée générale

 

Toute assemblée générale est tenue à l'endroit, à la date et à l'heure fixée par le conseil sous réserve des articles 77, 78 et 85 de la Loi.

 

Les membres présents à l’assemblée générale en constituent le quorum.

 

Assemblée générale annuelle

 

L’assemblée annuelle des membres doit être tenue dans les quatre (4) mois qui suivent la fin de l’exercice financier. Les membres y sont convoqués pour :

 

  •                         Prendre connaissance du rapport du vérificateur et du rapport annuel;

  •                         Statuer sur la répartition des trop-perçus ou excédents;

  •                         Élire les administrateurs de la coopérative;

  •                         Nommer le vérificateur;

  •                         Fixer, s’il y a lieu, la rémunération du secrétaire ou du trésorier lorsqu’ils sont également

                                membres du conseil;

  •                         Prendre toute décision réservée à l’assemblée par le présent titre;

  •                         Procéder à une période de questions portant sur tout sujet relevant de la compétence    

                                de l’assemblée.

Assemblée générale extraordinaire

Le conseil d’administration ou le président de la coopérative peuvent décréter la tenue d’une assemblée extraordinaire.

 

Le conseil d’administration doit également décréter la tenue d’une assemblée sur requête du (1/4) quart des membres ou sur requête de (500) cinq cent membres si la coopérative compte plus de (2 000) deux mille membres. La requête doit faire mention des sujets pour lesquels la tenue d’une assemblée extraordinaire est demandée.

 

Lors d’une assemblée générale extraordinaire, un seul sujet peut être abordé et il devra être inclus dans l’avis de convocation.

 

Participation à distance

 

Les membres peuvent participer à une assemblée extraordinaire de la coopérative par des moyens de communication permettant à tous les participants de communiquer entre eux en temps réel

 

Avis de convocation

 

L'avis de convocation est donné par écrit (en mains propres, par la poste, par courriel ou par télécopieur) au moins trente (30) jours avant la date fixée pour l'assemblée.

 

Les décisions prises à une assemblée générale ne peuvent être annulées sous prétexte que des membres n'ont pas reçu ou lu l'avis de convocation.

 

Transmission du rapport annuel

 

Un exemplaire du rapport annuel de la coopérative sera transmis avec l’avis de convocation de l’assemblée annuelle.

 

Vote

 

Le vote est pris à main levée à moins qu'il en soit décidé autrement par l'assemblée à majorité des membres présents.

 

Représentation

 

Un membre ne peut se faire représenter.

 

 

CONSEIL D'ADMINISTRATION

(Référence: articles 80 à 106.1  et 226.1 de la Loi)

 

Éligibilité

 

Pour être éligible au poste d'administrateur, un membre doit avoir acquitté les versements échus sur ses parts, (à l’exception du premier conseil élu qui doit toutefois se conformer à l’article 3.2 du présent règlement).

 

Composition

 

Le conseil se compose d'un maximum de sept (7) administrateurs.

 

 

Division des membres en groupe

 

Pour la formation du conseil d’administration, les membres de la coopérative sont divisés en deux (2) groupes correspondant aux deux (2) catégories de membres visées à l’article 1. Chacun de ces groupes a le droit d’élire le nombre d’administrateurs suivant :

 

Nombre d’administrateurs: 7

Membres utilisateurs: 5

Membres de soutien: 2

 

Durée du mandat des administrateurs

 

La durée du mandat des administrateurs est de trois (3) ans.

 

Mode de rotation des administrateurs

 

Toutefois pour les trois (3) premières années de la fondation de la coopérative, la durée du mandat des administrateurs s'applique comme suit:

 

  • Un (1) deux (2) deux (2)

 

  • Il y aura tirage au sort pour déterminer les sièges qui seront portés en élection après la première et la deuxième année;

 

  • Les administrateurs élus par la suite auront un mandat de trois (3) ans.

 

 

Procédure de mise en candidature et d'élection des administrateurs

 

Le président et le secrétaire de la coopérative sont président et secrétaire d’élection, à moins d’être eux-mêmes en élection.

 

  • L’assemblée nomme deux scrutateurs, et s’il y a lieu, un président et un secrétaire

      d’élection;

 

En acceptant d’agir en cette qualité, ces personnes acceptent également de ne pas être mises en candidature;

 

b)  Le président d’élection donne lecture des noms des administrateurs dont le mandat est   terminé en indiquant le groupe auquel ils appartiennent;

 

c)   Le président, s’il y a lieu, fait part des vacances non comblées au conseil d’administration.

 

d)  Par la suite, il informe l’assemblée des points suivants :

 

  1. les administrateurs dont les mandats se terminent sont rééligibles;

  2. les membres de chaque groupe peuvent mettre en candidature autant de candidats qu’ils le désirent;

  3. le président s’assure de l’acceptation de chaque candidat dès sa mise en candidature. Tout refus élimine automatiquement le candidat;

  4. les mises en candidature des candidats représentant chaque groupe sont closes sur proposition dûment appuyée et non contestée;

  5. après cette élimination, s’il y a plus de candidats que de postes vacants, il y a élection. Si le nombre de candidats est égal ou inférieur au nombre de postes vacants, les candidats sont élus par acclamation;

  6. s’il y a élection, elle se fait par vote secret. Un bulletin est remis à chaque membre du groupe concerné qui y inscrit le nom des candidats de son choix. Le nombre de noms sur le bulletin doit correspondre au nombre de postes vacants dans le groupe concerné;

  7. les scrutateurs comptent les votes obtenus par chaque candidat et transmettent les résultats au président d’élection;

  8. le président déclare élu pour chaque poste à combler le candidat qui a obtenu le plus de votes, sans toutefois dévoiler le nombre de votes obtenu par chacun des candidats;

  9. en cas d’égalité des votes pour le dernier siège d’un groupe, le scrutin est repris entre les candidats égaux seulement;

  10. si après un deuxième scrutin, il y a à nouveau égalité, l’administrateur est choisi par tirage au sort;

  11. il y a recomptage si au moins le tiers des membres présents du groupe concerné le demandent. Dans ce cas, les candidats concernés assistent au recomptage;

  12. les bulletins de vote sont détruits par le secrétaire d’élection immédiatement après la tenue du scrutin;

  13. toute décision du président reliée à la procédure oblige l’assemblée, à moins que cette dernière ne renverse cette décision à la majorité des voix exprimées par les membres présents.

 

Réunion du conseil

 

Le conseil d'administration se réunit aussi souvent que l'exigent les intérêts de la coopérative ou un minimum six (6) fois par année.

 

La convocation est donnée par écrit (en mains propres, par la poste, par courriel ou par télécopieur) au moins sept (7) jours avant la date fixée pour la tenue de la réunion.

 

Pour une réunion d'urgence, le délai de convocation est, par exception, réduit à vingt-quatre (24) heures.

 

Tous les actes passés ou toutes les résolutions adoptées à toute assemblée du conseil sont réputés réguliers et valides, bien qu'il soit découvert par la suite que la nomination d'un administrateur est entachée d'irrégularités ou que l'un ou l'autre des administrateurs n'est plus habile à siéger.

 

Le quorum pour la tenue des assemblées du conseil d’administration est la majorité simple des membres prévue du conseil d’administration. Les questions sont décidées à la majorité des voix, le président ayant toutefois voix prépondérante en cas de partage des voix.

 

Révocation

(Référence : articles 99, 100 et 101 de la Loi)

 

Un administrateur qui est absent à trois (3) réunions ou plus du conseil par année est passible de révocation de son rôle d’administrateur par l’assemblée.

 

Vacance

 

Tout administrateur dont la charge a été déclarée vacante peut être remplacé par résolution du conseil d’administration, mais le remplaçant ne demeure en fonction que pour le reste du terme non expiré de son prédécesseur. Lorsque des vacances surviennent dans le conseil d’administration, il est de la discrétion des administrateurs demeurant en fonction de les combler en nommant au poste vacant une personne possédant les mêmes qualités que celles requises de son prédécesseur et, dans l’intervalle, ils peuvent validement continuer à exercer leurs fonctions, du moment qu’un quorum subsiste.

 

 

POUVOIRS ET DEVOIRS DES DIRIGEANTS DE LA COOPÉRATIVE

(Référence: articles 112.1 et 117 de la Loi)

 

Rôle du président

 

  • Il est responsable de voir à la présidence des assemblées générales et des réunions du conseil;

 

  • Il assure le respect des règlements;

 

  • Il surveille l'exécution des décisions prises en assemblée générale et en conseil d'administration;

 

  • Il représente la coopérative dans les relations avec l'extérieur;

 

  • Il est responsable de la gestion des ressources humaines et de la gestion générale de la coopérative.

 

Rôle du vice-président

 

  • Il assiste le président au conseil;

 

  • Il remplace le président en son absence;

 

  • Il exécute tout mandat délégué par le conseil.

 

Rôle du secrétaire

 

  • Il est responsable de la rédaction des procès-verbaux des assemblées générales et des réunions du conseil;

 

  • Il est responsable de la tenue et de la garde du registre et des archives de la coopérative;

 

  • Il transmet les avis de convocation des assemblées générales et du conseil;

 

  • Il est d'office secrétaire du conseil et transmet aux divers organis­mes ce qui est exigé par la Loi;

 

  • Il exécute toute tâche inhérente à ses fonctions;

 

f)     Il est compensé de 300$/année pour son travail.

 

Rôle du trésorier

 

  • Il a la garde du portefeuille, des fonds et des livres de comptabilité, ainsi que la responsabilité de la tenue de la comptabilité;

 

  • Il doit soumettre les livres dont il a la garde à la vérification annuelle ainsi qu'aux inspections prévues par la Loi;

 

  • Au cours des trois (3) mois qui suivent la fin de chaque exercice, il doit voir à la préparation du rapport annuel prévu à l’article 132 de la Loi, collaborer avec le vérificateur et soumettre le rapport annuel au conseil pour approbation;

 

  • Il tient à jour le registre des parts détenues par les membres;

 

  • Il exécute toute tâche inhérente à ses fonctions;

 

f)     Il est compensé de 500$ par année pour son travail.

 

Directeur général ou gérant

 

                            Le conseil est autorisé à déterminer les pouvoirs et devoirs du directeur général ou gérant

 

ACTIVITÉS

(Référence: articles 90, 128 à 134 de la Loi)

 

Rémunération des travailleurs

 

Le conseil fixe le barème des rémunérations et autres rétributions de tous les travailleurs de la coopérative.

 

Formation continue

 

La coopérative s’assure de la formation continue de ses membres auxiliaires, administrateurs et dirigeants en matière de coopération conformément à l’article 224.4.3 et 226.15 de la Loi.

 

Ristournes

La coopérative a choisi de mettre une clause dans ses statuts de constitution afin d’interdire l’attribution de ristourne et le versement d’intérêts sur les parts privilégiées afin d’être assimilable à un OBNL dans le cadre de certaines mesures ou programmes.

 

Suggestion et grief

 

Toute suggestion ou grief concernant les opérations de l'entreprise doit être soumis par écrit (par courriel ou par lettre) au directeur général ou au conseil d’administration.

 

Assurance

 

Le conseil doit souscrire et maintenir au nom de la coopérative une assurance pour ses biens meubles et immeubles ainsi qu’une assurance responsabilité pour les administrateurs.

 

Exercice financier

 

L'exercice financier commence le premier janvier de chaque année et se termine le 31 décembre. 

 

Entrée en vigueur

 

Le présent règlement entre en vigueur le 17 mai 2014.

Il annule et remplace tout règlement antérieur de régie interne.

            La forme masculine utilisée dans ce texte désigne, lorsqu’il y a lieu, aussi bien les femmes que les hommes.

 

La coopérative peut établir des conditions supplémentaires d’admission.

  Le nombre d’administrateurs élus parmi les membres de soutien ne peut excéder le tiers du nombre total des administrateurs de la coopérative.